INFORMATIVA PRIVACY
Applicazione Regolamento Europeo n. 679 del 27 aprile 2016-Art-13
Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali (GDPR) relativo alla protezione delle persone fisiche, con riguardo al trattamento di dati personali raccolti ai fini della fornitura e fruizione di servizi e prodotti.

Privacy Policy
Il presente documento di politica di trattamento dei dati (privacy policy) descrive le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali dei clienti, dei potenziali tali, nonché di tutti gli stakeholders della Gsa Consulenze e Servizi Srl.
Ai sensi del art.7-Reg. EU679/ 2016 è necessario il consenso della persona giuridica, ente, associazione o soggetto assimilabile, per l’invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale, attraverso l’utilizzo di sistemi automatizzati di chiamata o di comunicazione di chiamata senza l’intervento di un operatore e attraverso
comunicazioni elettroniche effettuate mediante: posta elettronica, telefax, messaggi del tipo MMS (Multimedia Messaging Service) o SMS (Short Message Service) o di altro tipo.

Finalità e modalità del trattamento
I dati forniti dalla persona fisica, giuridica, ente, associazione o soggetto assimilabile e/o acquisiti:
a) in fase di richiesta di primo servizio e/o servizio principale o nel corso del rapporto contrattuale, ovvero
b) in fase di richiesta successiva di ogni ulteriore servizio principale e/o aggiuntivo o nel corso del rapporto contrattuale saranno trattati dalla Gsa Consulenze e Servizi Srl per dar corso alla richiesta della persona fisica, giuridica, ente, associazione o soggetto assimilabile e/o per: eseguire gli obblighi derivanti sia dal primo che da ogni eventuale successivo contratto con questi stipulato;
per adempiere a specifiche richieste prima della conclusione del contratto;
l’adempimento ad obblighi di legge; le attività connesse e strumentali alla gestione del rapporto contrattuale, ivi compresi i rapporti
relativi ad eventuali servizi e/o prodotti opzionali aggiuntivi richiesti dalla persona fisica, giuridica, ente, associazione o soggetto assimilabile.
Per queste finalità il conferimento dei dati è necessario. In assenza del conferimento dei dati, non sarà possibile fornire il prodotto e/o il servizio richiesto.
La Gsa Consulenze e Servizi Srl potrà, altresì, utilizzare, previo consenso della persona fisica, giuridica, ente, associazione o soggetto assimilabili, i dati per la partecipazione a sondaggi di qualità sulla fornitura di servizi. Questi sarà, tuttavia, libero di non partecipare a tali indagini e potrà altresì opporsi gratuitamente al trattamento dei propri dati per questa specifica finalità contattando il suddetto Responsabile
pro-tempore del trattamento.
Si informa, altresì che, ai sensi della predetta disciplina, i dati personali messi a disposizione dell’interessato sono:
trattati in modo lecito, corretto e trasparente;
raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime e successivamente trattati in modo che non sia incompatibile con tali finalità;
limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati;
conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati;
trattati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza dei dati personali, compresa la protezione, mediante misure tecniche ed organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, distruzione o dal danno accidentali.

INFORMATIVA PRIVACY

CATEGORIE DI DATI: la scrivente tratterà i dati personali e sensibili inerenti la salute che saranno comunicati e raccolti negli eventuali contratti stipulati tra le parti.
FONTE DEI DATI PERSONALI: I dati personali di cui la scrivente viene in possesso sono raccolti direttamente presso l’interessato all’atto della compilazione del contratto di fornitura servizi e/o prodotti.
Il trattamento di dati personali del minore è lecito ove il minore abbia almeno 16 anni. Ove il minore abbia un’età inferiore ai 16 anni, tale trattamento è lecito soltanto se e nella misura in cui tale consenso è prestato autorizzato dal titolare della responsabilità genitoriale.
TITOLARE DEL TRATTAMENTO: Il titolare del trattamento è Gsa Consulenze e Servizi Srl sita in Gorle in Via Roma 2 recante C.F. e P.IVA 03566010165 tel. 035577247 indirizzo email/pec: gsaconsulenze@legalmail.it
FINALITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI E BASE GIURIDICA: Il trattamento dei dati, raccolti ed archiviati in relazione alla compilazione del contratto, ha come base giuridica il suo consenso ed è effettuato per le seguenti finalità: realizzazione da parte della scrivente impresa della propria attività; adempiere agli obblighi previsti dalla legislazione italiana e comunitaria ed agli obblighi contrattuali e connessi alla realizzazione della relazione commerciale instaurata; diffusione e/o comunicazione nel rispetto della vigente normativa in materia di segreto aziendale ed industriale, per le
medesime finalità di cui ai precedenti punti, ad altri soggetti, quali –a solo titolo esemplificativo –spedizionieri, vettori e corrieri, Enti Ministeriali, Regionali, Provinciali, Comunali, Camere di Commercio, Organismi Camerali, INPS, INAIL,
SPISAL, Agenzie delle Entrate, Enti di elaborazione dati esterni convenzionati, Enti Assicurativi convenzionati, Professionisti e Medici convenzionati, Istituti bancari e di credito e Società finanziarie di fiducia, Società fornitrici di servizi EDP e relativa manutenzione convenzionate, organizzazioni imprenditoriali e dei lavoratori ed agli Enti Bilaterali di categoria; rispondere a richieste di informazioni; fornire servizi di assistenza e di supporto; inviare comunicazioni di tipo formativo, informativo e commerciale; gestire attività di profilazione commerciale mediante sito internet.
DESTINATARI DEI DATI: Nei limiti delle finalità di trattamento suindicate, i dati raccolti potranno essere comunicati a partner, società di consulenza, aziende private, nominati Responsabili dal Titolare del Trattamento. I Suoi dati non saranno in alcun modo oggetto di diffusione. I Responsabili e gli Incaricati del trattamento in carica sono puntualmente individuati nel Documento sulla Privacy, aggiornato con cadenza periodica.

TRASFERIMENTO DEI DATI ALL’ESTERO: I dati raccolti non saranno oggetto di trasferimento all’estero.
PERIODO DI CONSERVAZIONE: I dati raccolti verranno conservati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati (“principio di limitazione della conservazione”, art.5, GDPR) o in base alle scadenze previste dalle norme di legge. La verifica sulla obsolescenza dei dati conservati in relazione alle finalità per cui sono stati raccolti viene effettuata periodicamente.
DIRITTI DELL’INTERESSATO: L’interessato ha sempre diritto di richiedere al Titolare del Trattamento dei dati l’accesso a i dati che lo riguardano, la rettifica o la cancellazione degli stessi, la limitazione del trattamento, ferma restando la possibilità di opporsi al trattamento, di richiedere la portabilità dei dati, di revocare il consenso al trattamento facendo valere questi e gli altri diritti previsti dal GDPR tramite semplice
comunicazione al Titolare. L‘interessato può proporre reclamo anche ad un’autorità di controllo.
OBBLIGATORIETÀ O MENO DEL CONFERIMENTO DATI: Il conferimento dei dati è per alcuni campi facoltativo e per altri (contrassegnati da un asterisco) obbligatorio per le finalità anzidette. Il mancato conferimento dei dati obbligatori comporta l’impossibilità da parte della scrivente di fornire il servizio e/o il prodotto.
CONSENSO: La prestazione del consenso al trattamento dati avviene apponendo apposito simbolo di affermazione o negazione negli spazi dedicati. L’interessato ha il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento.

Il titolare del trattamento si adopera in ogni modo ragionevole per verificare in tali casi che il consenso ai minori sia prestato o autorizzato dal titolare della responsabilità genitoriale dello stesso, in considerazione delle tecnologie disponibili
MODALITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI: I dati personali forniti dall’interessato formeranno oggetto di operazioni di trattamento nel rispetto della normativa sopracitata e degli obblighi di riservatezza cui è ispirata l’attività del Titolare del Trattamento. I dati verranno trattati sia con strumenti informatici, sia su supporti cartacei, che con ogni altro tipo di supporto idoneo, nel rispetto di adeguate misure tecniche ed organizzative di sicurezza previste dal GDPR. I dati trattati vengono inviati alla Gsa Consulenze e Servizi Srl per gli obblighi di legge previsti.

 
Utilizzo interno di Internet e della posta elettronica da parte dei dipendenti
Rispetto all’utilizzo interno delle strumentazioni informatiche, della rete internet e della posta elettronica da parte del personale dipendente, muovendo dalle seguenti premesse:

 
Disciplinare per l’utilizzo della rete internet e della posta elettronica da parte del personale
Premessa
Compete al datore di lavoro:

  1. assicurare la funzionalità delle dotazioni informatiche in dotazione ai dipendenti;
  2. adottare idonee misure di sicurezza per assicurare la disponibilità e l’integrità di sistemi informativi e di dati nonché per prevenire utilizzi indebiti
  3. adottare limiti e cautele per evitare la registrazione e la diffusione di fotografie e filmati in tempo reale anche utilizzando i terminali di nuova generazione applicati alla telefonia mobile
  4. indicare in modo particolareggiato quali siano gli strumenti messi a disposizione e le modalità di utilizzo degli strumenti messi a disposizione dei dipendenti ritenute corrette nell’organizzazione dell’attività lavorativa
  5. precisare in che misura e con quali modalità vengano effettuati i controlli
  6. tutelare i lavoratori interessati nel trattamento di dati per finalità di gestione del rapporto in ambito pubblico, adottando quelle misure che garantiscono un elevato standard di sicurezza e garanzia
  7. tener conto della normativa del presente disciplinare di seguito riportata che si aggiungono ed integrano le specifiche istruzioni già fornite a tutti gli incaricati del trattamento dati in attuazione del D. lgs. 30/06/2003, n.°196 e del Disciplinare tecnico (Allegato B al citato decreto legislativo) e a cui devono attenersi tutti gli utilizzatori ( d’ora in poi definiti utenti) delle strumentazioni informatiche, della rete internet e della posta elettronica

Finalità

Il presente Regolamento disciplina le modalità di accesso e di uso della Rete Informatica, telematica e dei servizi che, tramite la rete stessa, è possibile ricevere o offrire all’interno e all’esterno dell’azienda, nonché per tutti gli adempimenti amministrativi di legge.Ambito di applicazione

La rete aziendale è costituita dall’insieme delle Risorse informatiche, cioè

  1. dalle componenti hardware/software e dagli apparati elettronici collegati alla rete
  2. dall’insieme delle banche dati in formato digitale ed in generale di tutti i documenti prodotti tramite l’utilizzo dei suddetti apparati

Il presente regolamento si applica, senza distinzione di ruolo e/o livello, a tutti i dipendenti autorizzati ad accedere alla rete aziendale nell’ambito della propria attività lavorativa ordinaria e straordinaria.
Analogamente il presente regolamento si applica alla ditta che effettua attività di manutenzione e agli altri eventuali soggetti esterni autorizzati all’accesso a specifiche banche dati e a tutti i collaboratori a prescindere dal rapporto contrattuale con gli stessi intrattenuto (es. soggetti in attività di stage, relatori e formatori per corsi di aggiornamento,..).
Principi generali

L’azienda prevede l’utilizzo delle strumentazioni informatiche, della rete internet e della posta elettronica da parte degli utenti quali strumenti utili a perseguire le proprie finalità istituzionali e prevede che lo stesso si conformi ai seguenti principi:

    1. principio di necessità: i sistemi informativi e i programmi informatici vengono configurati riducendo al minimo l’utilizzazione di dati personali e di dati identificativi in relazione alle finalità perseguite;
    2. principio di correttezza: le caratteristiche essenziali dei trattamenti sono rese note ai lavoratori
    3. principio di pertinenza e non eccedenza: i trattamenti sono effettuati per finalità determinate, esplicite e legittime e i dati sono trattati nella misura meno invasiva possibile.

Valutazione del Rischio
La Rete informatica, l’accesso alla rete internet e alla posta elettronica, il Pc affidato al dipendente sono strumenti di lavoro; su di essi vengono effettuate regolari attività di controllo, amministrazione e back up ed essi non possono in alcun modo essere utilizzati per scopi diversi perché ogni utilizzo non inerente all’attività lavorativa può contribuire ad innescare disservizi, costi di manutenzione e, soprattutto, minacce alla sicurezza.
Misure di tipo organizzativo
Assegnazione delle postazioni di lavoro
Per ridurre il rischio di impieghi abusivi o dannosi, il datore di lavoro provvede a:

  1. individuare preventivamente le postazioni di lavoro e assegnarle personalmente a ciascun dipendente
  2. individuare preventivamente gli utenti a cui è accordato l’utilizzo della posta elettronica e l’accesso a internet.

La strumentazione aziendale non è di esclusivo dominio del dipendente, ma rientra tra i beni a cui determinati soggetti possono comunque sempre accedere. L’eventuale accesso del datore di lavoro, qualora necessiti di informazioni contenute nei documenti residenti sul PC assegnato al dipendente, è legittimo.

Nomina dell’amministratore di sistema
Il datore di lavoro conferisce all’amministratore di sistema il compito di sovrintendere alle risorse informatiche aziendali assegnandogli in maniera esclusiva le seguenti attività:

    1. gestione dell’hardware e del software (installazione, aggiornamento, rimozione) di tutte le strutture tecniche informatiche dell’azienda, siano esse collegate in rete o meno
    2. configurazione dei servizi di accesso alla rete interna, ad internet e a quelli di posta elettronica con creazione, attivazione e disattivazione dei relativi account

 attivazione della password di accensione (BIOS)
 creazione di un’area condivisa sul server per lo scambio dei dati tra i vari utenti, evitando condivisioni dei dischi o di altri supporti configurati nel PC che non siano strettamente necessarie perché sono un ottimo “aiuto” per i software che cercano di “minare” la sicurezza dell’intero sistema
 controllo del corretto utilizzo delle risorse di rete, dei computer e degli applicativi, durante le normali attività di manutenzione, gestione della sicurezza e della protezione dei dati e nel pieno rispetto di quanto previsto riguardo ai diritti dei lavoratori
 rimozione sia sui PC degli incaricati sia sulle unità di rete, di ogni tipo di file o applicazione che può essere pericoloso per la sicurezza o costituisce violazione del presente regolamento
 distruzione delle unità di memoria interne alla macchina (hard – disk, memorie allo stato solido) ogni qualvolta si procederà alla dismissione di un PC e dei supporti removibili consegnati a tale scopo dagli utenti
 utilizzo delle credenziali di amministrazione del sistema per accedere ai dati o alle applicazioni presenti su una risorsa informatica assegnata ad un utente in caso di indispensabile ed indifferibile necessità di intervento per prolungata assenza, irrintracciabilità o impedimento dello stesso, ma solo per il tempo necessario al compimento di attività indifferibili e solo su richiesta del Responsabile del trattamento

L’amministratore di sistema, nell’espletamento delle sue funzioni legate alla sicurezza e alla manutenzione informatica, ha facoltà di accedere in qualunque momento, anche da remoto, e dopo aver richiesto l’autorizzazione all’utente interessato, al PC di ciascun utente.
L’amministratore di sistema può essere un consulente esterno con specifica nomina.
Utilizzo delle password
Per l’accesso alla strumentazione informatica aziendale ciascun utente deve essere in possesso delle specifiche credenziali di autenticazione previste ed attribuite dall’incaricato della custodia delle password.
Le credenziali di autenticazione per l’accesso alla rete vengono assegnate dal custode delle password e consistono in un codice per l’identificazione dell’utente (user id), associato ad una parola chiave (password) riservata che dovrà essere custodita dall’incaricato con la massima diligenza e non può essere divulgata.
Procedure di gestione delle credenziali di autenticazione

  1. è necessario procedere alla modifica della parola chiave, a cura dell’incaricato, al primo utilizzo. Se l’utente non provvede autonomamente a variare la password entro i termini massimi, viene automaticamente disabilitato. Provvederà l’amministratore di sistema a riabilitare l’utente e ad assegnargli una password provvisoria che l’utente dovrà cambiare al primo accesso
  2. per scegliere una parola chiave si devono seguire le seguenti istruzioni:
    1. usare una parola chiave di almeno otto caratteri
    2. usare una combinazione di caratteri alfabetici e numerici (meglio inserire anche segni di interpunzione o un carattere speciale)
    3. non usare mai il proprio nome o cognome, né quello di congiunti( le migliori password sono quelle facili da ricordare , ma allo stesso tempo difficili da indovinare, come quelle che si possono ottenere comprimendo frasi lunghe)
  3. la password deve essere cambiata a intervalli regolari a cura dell’incaricato del trattamento d’intesa con il custode della password (ogni sei mesi)

 

  1. la variazione delle password deve essere comunicata al custode delle password a cui dovrà essere consegnata in busta chiusa con data e firma dell’incaricato apposte sul lembo di chiusura, perché ne curi la conservazione
  2. È necessario curare la conservazione della propria parola chiave e bisogna evitare di comunicarla ad altri, di trascriverla su supporti( agenda, post-it,..) che siano accessibili ad altri o di consentire che qualcuno sbirci quello che si sta scrivendo sulla tastiera quando viene immessa la password
  3. Nel caso si sospetti che la password abbia perso la segretezza essa deve essere immediatamente sostituita, dandone comunicazione al custode delle password

 
Utilizzo di internet
La navigazione in internet costituisce uno strumento necessario allo svolgimento della propria attività lavorativa. L’accesso ad internet è regolato da filtri predefiniti dall’amministratore di sistema su autorizzazione dell’amministrazione, con esclusione dei siti istituzionali.
Il titolare del trattamento provvede alla individuazione delle categorie di siti considerati correlati o non correlati con la prestazione lavorativa.
Utilizzo della posta elettronica
L’azienda mette a disposizione dei lavoratori indirizzi di posta elettronica. Questi possono essere condivisi da due o più lavoratori oppure individuali.
Misure di tipo tecnologico Utilizzo della rete informatica
La rete informatica permette di salvare su server i files relativi alla produttività individuale. Le aree di condivisione in rete sono soggette a regolari attività di controllo, amministrazione e back-up.
L’accesso è regolamentato da policy di sicurezza che suddividono gli accessi fra gruppi e utenti. Periodicamente si provvede alla pulizia degli archivi, con cancellazione dei files obsoleti ed inutili
Utilizzo di internet
L’amministratore di sistema provvede alla configurazione di sistemi e all’utilizzo di filtri che prevengono determinate operazioni non correlate all’attività lavorativa (es. upload, restrizione nella navigazione, download di file o software).
Utilizzo della posta elettronica
Sono previste apposite funzionalità di sistema che consentono:

  1. di inviare automaticamente in caso di assenze programmate, messaggi di risposta che contengano le coordinate di un altro soggetto o altri utili modalità di contatto del servizio presso il quale opera il lavoratore assente
  2. al lavoratore in caso di assenze improvvise o prolungate e per improrogabili necessità legate all’attività lavorativa, di delegare un collega (fiduciario) a verificare il contenuto di messaggi e a inoltrare al responsabile del trattamento quelli ritenuti rilevanti per lo svolgimento dell’attività lavorativa.

 
Diritti e responsabilità dei dipendenti
Per assicurare la tutela dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità dei lavoratori, garantendo che sia assicurata una ragionevole protezione delle loro sfera di riservatezza nelle relazioni personali professionali, il trattamento dei dati mediante l’uso delle tecnologie telematiche

  1. conformato al rispetto dei diritti delle libertà fondamentali nonché della dignità dell’interessato, dei divieti posti dallo statuto dei lavoratori sul controllo a distanza e dei principi di necessità, correttezza e finalità determinate, esplicite e legittime.

Ogni utente è responsabile, sia sotto il profilo civile che penale, del corretto uso delle risorse informatiche, dei servizi e dei programmi ai quali ha accesso e dei dati che tratta.
Spetta ai docenti vigilare affinché gli studenti loro affidati rispettino il presente regolamento.

Doveri di comportamento dei dipendenti
Le strumentazioni informatiche, la rete internet e la posta elettronica devono essere utilizzate dal personale e dagli studenti sotto il controllo dei loro docenti, come strumenti di lavoro e studio.
Ogni loro utilizzo non inerente l’attività lavorativa e di studio è vietato in quanto può comportare disservizi, costi di manutenzione e soprattutto minacce alla sicurezza.
In particolare non può essere dislocato nelle aree di condivisone della rete alcun file che non sia legato all’attività lavorativa, nemmeno per brevi periodi.
Agli utenti è severamente vietata la memorizzazione di documenti informatici di natura oltraggiosa o discriminatoria per sesso, lingua, religione, razza, origine etnica, condizioni di salute, opinioni, appartenenza sindacale politica.
Non è consentito scaricare, scambiare o utilizzare materiale coperto dal diritto d’autore.

Utilizzo dei personal computer
Gli utenti utilizzano per il proprio lavoro soltanto computer di proprietà dell’azienda, salvo espresse autorizzazioni contrarie dell’amministratore di sistema e sono tenuti a:

    1. attivare sul PC lo screen saver e la relativa password
    2. conservare la password nella massima riservatezza e con la massima diligenza
    3. non inserire password locali che non rendano accessibile il computer agli amministratori di rete se non esplicitamente autorizzato dal servizio informatico dell’azienda
    4. non utilizzare cripto sistemi o qualsiasi altro programma di sicurezza crittografa non previsti esplicitamente dal servizio informatico dell’azienda
    5. non modificare la configurazione hardware e software del proprio PC se non esplicitamente autorizzati dall’amministratore di sistema
    6. non rimuovere, danneggiare o asportare componenti hardware
    7. non installare sul proprio PC dispositivi hardware personali (modem, schede audio, masterizzatori, pendrive, dischi esterni, i-pood, telefoni, ecc.) salvo specifica autorizzazione in tal senso da parte del responsabile
    8. non installare autonomamente programmi informatici, se non esplicitamente autorizzati dall’amministratore di sistema
    9. non utilizzare programmi non autorizzati, con particolare riferimento ai videogiochi che sono portatori utilizzati per veicolare virus
    10. mantenere sempre aggiornati e attivi sulla propria postazione di lavoro i software antivirus con riferimento all’ultima versione disponibile
    11. nel caso il software antivirus rilevi la presenza di un virus, sospendere immediatamente ogni elaborazione in corso, senza spegnere il PC e segnalare prontamente l’accaduto al personale incaricato dell’assistenza tecnica.

 

  1. prestare la massima attenzione ai supporti di origine esterna (es. pendrive), verificando preventivamente tramite il programma antivirus ogni file acquisito attraverso qualsiasi supporto e avvertendo immediatamente l’amministratore di sistema nel caso in cui vengano rilevati virus o eventuali malfunzionamenti
  2. non lasciare incustodita e accessibile la propria postazione una volta connesso al sistema con le proprie credenziali di autenticazione
  3. non cedere, una volta superata la fase di autenticazione, l’uso della propria stazione a persone non autorizzate, in particolar modo per quanto riguarda l’accesso ad internet e ai servizi di posta elettronica
  4. spegnere il PC al termine del lavoro o in caso di assenze prolungate dalla propria postazione.

Utilizzo della rete informatica
Gli utenti della rete informatica sono tenuti a utilizzare la rete in modo conforme a quanto stabilito dal presente regolamento e quindi:

  1. mantenere segrete e non comunicare a terzi, inclusi gli amministratori di sistema, le password d’ingresso alla rete ed ai programmi e non permettere ad alcuno di utilizzare il proprio accesso
  2. provvedere periodicamente alla pulizia degli archivi con cancellazione dei file obsoleti o inutili ed evitare un’archiviazione ridondante
  3. verificare preventivamente ogni archivio elettronico (file) acquisito attraverso qualsiasi supporto (es. pendrive) prima di trasferirlo su aree comuni della rete

Agli utenti è fatto espresso divieto di influenzare negativamente la regolare operatività della rete, interferendo con la connettività altrui o con il funzionamento del sistema e quindi di:

  1. utilizzare qualunque tipo di sistema informatico o elettronico per controllare le attività di altri utenti, per leggere, copiare o cancellare files o software di altri utenti, utilizzare software visualizzatori di pacchetti TCP/IP (sniffer), software di intercettazione di tastiera (keygrabber o keylogger), software di decodifica password (cracker) e più in generale software rivolti alla violazione della sicurezza del sistema e delle privacy
  2. sostituirsi a qualcuno nell’uso dei sistemi, cercare di catturare password altrui o forzare password o comunicazioni criptate
  3. modificare le configurazioni impostate dall’amministratore di sistema
  4. limitare o negare l’accesso al sistema a utenti legittimi
  5. effettuare trasferimenti non autorizzati di informazioni (software, dati,..)
  6. distruggere o alterare dati altrui
  7. usare l’anonimato o servirsi di risorse che consentano di restare anonimi

Utilizzo di internet
L’accesso alla navigazione in internet deve essere effettuato esclusivamente a mezzo della rete di azienda e solo per fini lavorativi o di studio. È tassativamente vietato l’utilizzo di modem personali. Gli utenti sono tenuti ad utilizzare l’accesso ad internet in modo conforme a quanto stabilito dal presente regolamento e quindi devono:

  1. navigare in internet in siti attinenti allo svolgimento delle mansioni assegnate
  2. registrarsi solo a siti con contenuti legati all’attività lavorativa
  3. partecipare a forum o utilizzare chat solo per motivi strettamente attinenti l’attività lavorativa

Agli utenti è fatto espresso divieto di qualsiasi uso di internet che possa in qualche modo recare danno all’azienda o a terzi e quindi di

    1. fare conoscere ad altri la password del proprio accesso, inclusi gli amministratori di sistema
    2. usare internet per motivi personali
    3. servirsi dell’accesso internet per attività in violazione del diritto d’autore o di altri diritti tutelati dalla normativa vigente
    4. accedere a siti pornografici, di intrattenimento,..
    5. scaricare i software gratuiti dalla rete, salvo casi di comprovata utilità e previa autorizzazione in tal senso da parte del responsabile
    6. utilizzare programmi per la condivisione e lo scambio di file in modalità peer to peer (Napster, Emule, Winmx, e-Donkey,…)
    7. ascoltare la radio o guardare video o filmati utilizzando le risorse internet
    8. effettuare transazioni finanziarie, operazioni di remote bancking, acquisti on-line e simili, se non attinenti l’attività lavorativa o direttamente autorizzati dal responsabile del trattamento
    9. inviare fotografie, dati personali o di amici dalle postazioni internet

Utilizzo della posta elettronica
Gli utenti assegnatari di caselle di posta elettronica sono responsabili del corretto utilizzo delle stesse e sono tenuti a utilizzarle in modo conforme a quanto stabilito dal presente regolamento, quindi devono:

  1. conservare la password nella massima riservatezza e con la massima diligenza
  2. mantenere la casella in ordine, cancellando documenti inutili e allegati ingombranti
  1. inoltrare, a chi di riferimento nell’azienda, ogni comunicazione inviata o ricevuta che abbia contenuti rilevanti o contenga impegni contrattuali o precontrattuali con l’azienda e fare riferimento alle procedure in essere per la corrispondenza ordinaria
  2. utilizzare la ricevuta di ritorno per avere la conferma dell’avvenuta ricezione del messaggio da parte del destinatario
  3. prestare attenzione alla dimensione degli allegati per la trasmissione di file all’interno della struttura e, dove possibile, preferire l’utilizzo di cartelle di rete condivise
  4. accertarsi dell’identità del mittente e controllare a mezzo di software antivirus i file attachment di posta elettronica prima del loro utilizzo
  5. rispondere a e-mail pervenute solo da emittenti conosciuti e cancellare preventivamente le altre
  6. chiamare link contenuti all’interno di messaggi solo quando vi sia la comprovata sicurezza sul contenuto dei siti richiamati
  7. indicare la persona autorizzata ad aprire la posta o la persona che riceverà la posta in caso di assenza

Agli utenti è fatto divieto di qualsiasi uso della posta elettronica che possa in qualche modo recare danno all’azienda e quindi di:

  1. prendere visione della posta altrui
  2. simulare l’identità di un altro utente, ovvero utilizzare per l’invio di messaggi credenziali di posta non proprie, nemmeno se fornite volontariamente o di cui si ha casualmente conoscenza
  3. utilizzare strumenti software o hardware atti ad intercettare il contenuto delle comunicazioni informatiche all’interno dell’azienda,
  4. trasmettere a mezzo posta elettronica dati sensibili, personali o commerciali di alcun genere se non nel rispetto delle norme sulla disciplina del trattamento della protezione dei dati
  5. inviare tramite posta elettronica user-d, password, configurazioni della rete interna, indirizzi e nomi dei sistemi informatici
  6. utilizzare le caselle di posta elettronica per l’invio di messaggi personali o per la partecipazione a dibattiti, forum o mailing list salvo diversa ed esplicita autorizzazione
  7. inviare o ricevere posta personale attraverso l’uso di un webmail
  8. inviare o accettare messaggi in formato html
  9. utilizzare il servizio di posta elettronica per inoltrare giochi, scherzi, barzellette, appelli e petizioni, messaggi tipo “catene” e altre e-mails che non siano di lavoro

Utilizzo di supporti magnetici
Gli utenti devono trattare con particolare cura i supporti magnetici (dischetti, nastri, DAT, chiavi USB, CD riscrivibili,..) in particolar modo quelli riutilizzabili, per evitare che persone non autorizzate possano accedere ai dati ivi contenuti e quindi devono:

    • non utilizzare supporti rimovibili personali
    • custodire i supporti magnetici contenenti dati sensibili e giudiziari in armadi chiusi a chiave onde evitare che il loro contenuto possa essere trafugato o alterato e/o distrutto
    • consegnare i supporti magnetici riutilizzabili (dischetti, nastri, DAT, chiavi USB, CD riscrivibili,..) obsoleti all’amministratore di sistema per l’opportuna distruzione onde evitare che il loro contenuto possa essere successivamente alla cancellazione, recuperato.

Utilizzo di PC portatili
L’utente è responsabile del PC portatile assegnatogli e deve:

  1. applicare al PC portatile le regole di utilizzo previste per i PC connessi in rete
  2. custodirlo con diligenza e in luogo protetto durante gli spostamenti
  3. rimuovere gli eventuali file elaborati sullo stesso prima della sua riconsegna

Utilizzo delle stampanti e dei materiali d’uso
Stampanti e materiali di consumo in genere (carta, inchiostro, toner, floppy disk, supporti digitali come CD e DVD) possono essere usati esclusivamente per compiti di natura strettamente istituzionale, evitando in ogni modo sprechi e utilizzi eccessivi.
Gli utenti devono effettuare la stampa dei dati solo se strettamente necessaria e ritirare prontamente dai vassoi delle stampanti comuni i fogli per impedire a persone non autorizzate di accedere alle stampe di documenti riservati
Distruggere personalmente e sistematicamente le stampe che non servono più.
Utilizzo di telefonini e altre apparecchiature di registrazione di immagini e suoni

  1. fatto divieto assoluto di effettuare riprese, fotografie, registrazioni di suoni con qualsiasi tipologia di apparecchiatura elettronica adatta a tali scopi, salvo:

 

    1. diversa disposizione esplicita del titolare del trattamento, da concordarsi di volta in volta e comunque sempre preventivamente al trattamento
    2. informazione preventive degli interessati
    3. acquisizione del loro libero consenso, preventivo ed informato,

Controlli
Il datore di lavoro, per esigenze organizzative, per garantire la sicurezza sul lavoro, per evitare reiterati comportamenti dolosi illeciti può avvalersi legittimante, nel rispetto dell’art. 4 comma 2 dello statuto dei lavoratori, di sistemi che consentano un controllo a distanza e determinato di dati personali riferibili a singoli utenti.
Il datore di lavoro non può in alcun caso utilizzare detti sistemi per ricostruire l’attività del lavoratore tramite :

    1. lettura e registrazione sistematica dei messaggi di posta elettronica, al di là di quanto necessario per fornire e gestire il servizio posta elettronica stesso
    2. memorizzazione sistematica delle pagine web visualizzate
    3. lettura e registrazione dei caratteri inseriti dai lavoratori tramite tastiera o dispositivi analoghi
    4. analisi occulta dei dispositivi per l’accesso a internet o alla posta elettronica messi a disposizione dei dipendenti

Le attività sull’uso del servizio di accesso ad internet vengono automatica mente registrate attraverso il log di sistema ottenuti da un proxy server o da latro strumento di registrazione delle informazioni. Analogamente sono parimenti suscettibili di controllo i servizi di posta elettronica. Tali file possono essere messi a disposizione dell’autorità giudiziaria in caso di accertata violazione della normativa vigente.
I dati contenuti nei log sono conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento di finalità organizzative, produttive e di verifica delle funzionalità dei sistemi di protezione e comunque non per più di un mese. Dopo tale periodo il sistema cancella automaticamente tali tracciati.
La riservatezza delle informazioni registrate è soggetta a quanto dettato dal D. lgs. n.° 196/2003, il trattamento dei dati avviene esclusivamente per fini istituzionali, per attività di monitoraggio e controllo e in forma anonima in modo tale da precludere l’identificazione degli utenti o delle loro attività. Le registrazioni possono essere utilizzate per fornire informazioni esclusivamente su:

  1. numero di utenti che visita ciascun sito o dominio, numero di pagine richieste e quantità dati scaricati
  2. numero di siti visitati da ciascun utente, quantità totale di dati scaricati, postazioni di lavoro utilizzate per la navigazione

I dati personali contenuti nei log possono essere utilizzati tassativamente solo nelle seguenti ipotesi:

  1. per corrispondere ad eventuali richieste dell’autorità giudiziaria e della polizia postale
  2. quando si verifiche un evento dannoso o una situazione di pericolo che richiede un immediato intervento
  3. in caso di utilizzo anomalo degli strumenti, da parte degli utenti, reiterato nonostante l’esplicito invito ad attenersi alle istruzioni impartite.

Qualora i controlli evidenzino un utilizzo anomalo degli strumenti informatici dell’azienda, il titolare del trattamento procede in forma graduata:

    1. in via preliminare si eseguono controlli su dati aggregati, in forma anonima e si provvede ad un avviso generalizzato agli utenti
    2. se perdurano le anomalie si procede a controlli per tipologie di locali di utilizzo (uffici, aule,..) o tipologie di utenti (ata, docenti, studenti,..) e si procede con avvisi mirati alle categorie di utilizzatori
    3. ripetendosi l’anomalia, sarà lecito il controllo su base individuale e si procederà all’invio di avvisi individuali
    4. in caso di verificato e reiterato uso non conforme delle risorse informatiche il titolare del trattamento attiva il procedimento disciplinare

I trattamenti in servizio proxy sono curati da personale tecnico incaricato del trattamento.
Informativa gli utenti
Il presente regolamento è messo a disposizione degli utenti, per la consultazione, sui mezzi di comunicazione interna utilizzati dall’azienda (circolare, sito) e quindi portato a conoscenza di ciascun dipendente.
L’utente qualora l’azienda decidesse di perseguire, per fini legati alla sicurezza dell’intero sistema informativo, il controllo della posta elettronica e della navigazione in internet, viene informato degli strumenti e dei modo di trattamento effettuati prime che questo sia iniziato.

Sanzioni in caso di mancato rispetto del Regolamento
La contravvenzione alle regole contenute nel presente regolamento da parte di un utente:

  1. può comportare l’immediata revoca delle autorizzazioni ad accedere alla rete informatica ed ai servizi/programmi autorizzati, fatte salve le sanzioni più gravi previste dalla enorme vigenti
  2. è perseguibile con provvedimenti disciplinari nelle forme e con le modalità previste dall’azienda,
  3. può portare alle azioni civili e penali consentite.

L’utilizzo dei servizi di accesso ad internet cessa o viene sospesa d’ufficio quando:

    • non sussiste più la condizione di dipendente o l’autorizzazione al loro uso
    • vi è il sospetto di manomissione dell’hardware o del software
    • in caso di diffusione o comunicazione a terzi da parte del dipendente di password, codici di accesso ecc,..
    • in caso di accesso doloso a file o servizi non rientranti tra quelli autorizzati
    • ogni qual volta sussistano ragionevoli evidenze di una violazione degli obblighi dell’utente che mette a rischio il sistema

Aggiornamento e revisione del Regolamento
Il presente regolamento è soggetto a revisione ogni qual volta sia necessario un aggiornamento alla luce dell’esperienza, di nuove normative e dell’innovazione tecnologica.
Tutti gli utenti possono proporre quando ritenuto necessario, integrazioni al presente regolamento e le proposte saranno esaminate dal responsabile del trattamento in collaborazione con l’amministratore di sistema.

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